Administratieve Tips
Praktische tips voor uw bedrijfsadministratie
Een strakke administratie is de basis van een gezonde transportonderneming. Met de juiste facturering, BTW-afhandeling en documentatie behoudt u grip op uw cashflow en staat u sterker bij geschillen.
Maak zelf uw eigen facturen
Veel eigenrijders ontvangen betaling op basis van creditnota's van klanten in plaats van eigen facturen te maken. Dit levert complicaties op bij incassoprocedures. Door zelf facturen te maken heeft u controle over de documentatie en vereenvoudigt u het incassoproces.
Verplichte factuurelementen
Artikel 35, Wet op de Omzetbelasting 1968
Naam, adres en KvK-nummer van de ondernemer
Klantgegevens (naam en adres)
Duidelijke omschrijving van de dienst
Bij EU-ritten: BTW-nummers van zowel transporteur als klant
Factuurdatum en opeenvolgend factuurnummer
Betalingstermijn (aanbevolen, inclusief algemene vervoersvoorwaarden)
BTW-informatie
Standaard transporttarief: 21% BTW
Uitzonderingen: T1-document zendingen met niet-EU eindpunten.
EU-regels (per 1 januari 2010): Het land van de klant handelt de BTW af. Facturering toont nul BTW.
Maut/tolheffingen volgen de BTW-regels van het transport.
Buitenlandse BTW-terugvordering: Mogelijk via de Belastingdienst (minimaal €50 per jaar of €400 per kwartaal). Deadline: 30 juni volgend op het factuurrjaar. Brandstof- en hotelkosten komen in aanmerking, mits officiële facturen met BTW-nummers.
Omzetanalyse
Bereken uw werkelijke bedrijfskosten (leasing, reparatie, verzekering, brandstof) en vergelijk deze met aanbiedingen van klanten om uw onderhandelingspositie te versterken.
Vrachtdocumenten
Bewaar kopieën van AVC, CMR en wisseldocumenten als bewijs van onbeschadigde aflevering en bescherming tegen schadeclaims.
Liever uw administratie laten ondersteunen?
VERN-leden krijgen toegang tot praktische hulpmiddelen en advies. Word lid of neem contact op.